AIの設定から、
職員への説明まで。

同じ個別支援計画でも、使う記録、書式、確認する人は教室によって違います。その違いを聞き取り、AIがどの情報を読み、何を作り、誰に確認を求めるかまで組み立てます。「この欄は、いつもこう書いている」「ここは児発管が確かめたい」。教室で決めている書き方や確認手順を、AIへの指示と操作手順に設定します。

• 作りたい書類や、手間のかかる場面を見ながら話せます。
• AIへの指示、記録を読む場所、入力する画面は、担当者が設定します。
• いつもの書式や画面に必要な内容が入るか、職員の方と確かめます。

「計画書を作る前に、記録を集めるだけで時間がかかる」「加算の書類を揃えるとき、何度も同じ情報を転記している」。そんな普段の困りごとをお聞きします。誰が、いつ、何をしているのかを整理し、最初に取り組む作業を決めます。相談の段階で、児童の氏名や支援記録をそのままお送りいただく必要はありません。

• 特に負担が大きいのは、どの作業ですか。
• その作業は、誰が、どのタイミングで担当していますか。
• 時間が空いたら、支援の準備や職員同士の相談など、何に充てたいですか。

業務管理システム、面談メモ、勤務表、教室で使っている書式。必要な資料がどこにあり、どう組み合わせて仕事を終えているかを確認します。別の画面へ何度も転記している箇所や、担当者しか知らない手順も一緒に整理。利用中のシステムの仕様と利用条件を確かめ、AIに任せる範囲と職員の方が確認する箇所を決めます。

• 情報の置き場所から、完成した書類の保存先までを整理します。
• 現在の書式や確認の順番を、どこまで活かせるか検討します。
• AIに任せる作業、システムの操作方法、費用に合意してから設定を始めます。

合意した作業について、ChatGPTアプリからの依頼を受け、指定した保管先の記録を読み、教室の書式へ入力するAIエージェントをつくります。読み取る情報、操作できる範囲、結果の返し方も設定します。職員の方に毎回長い指示文を考えていただかなくても、決めた手順で仕事を進められる形を目指します。

• 個別支援計画：支援記録や面談メモを整理し、教室の様式で計画案を用意します。
• 加算の届出準備：対象の届出と様式を確認し、書類の下書き、資料の整理、確認事項の一覧を用意します。
• 教室全体の仕事：勤怠や実績の集計、表計算ソフトへの転記なども、運用に合わせて検討します。

依頼した内容に合う記録を使っているか。いつもの書式に、必要な内容が入っているか。担当者と職員の方で、入力から完成物までを確認します。情報が足りない場合や判断が必要な場合に、どこで確認を求めるかも調整。支援内容の判断や計画の最終確認、加算の要件・提出内容の確認は、教室の担当者が行う運用にします。

• 確認用のデータで試し、記録の参照元と出力された内容を照らし合わせます。
• 不足情報を推測で埋めず、確認する箇所が分かる形に整えます。
• 職員の方が確認・修正してから確定する流れを、一緒に確かめます。

「今月の記録から、個別支援計画の案を作って」「この加算の届出準備で、足りない情報を教えて」。導入した作業を題材に、ChatGPTアプリでの依頼から結果の確認までを職員の方と練習します。返ってきた内容の見方や、直してほしいときの伝え方も確認。教室でよく使う依頼の例と、確認の手順をまとめます。

• 教室の仕事に合う依頼文を、職員の方と一緒につくります。
• AIが参照した情報と、確認が必要な箇所の見方を説明します。
• 使っていて迷ったことを担当者へ伝え、設定や説明の改善につなげます。

書式が変わった、担当者が替わった、思っていた結果と違う。運用を始めて分かる困りごとも、担当者へご相談ください。どの依頼で何が起きたのかを一緒に確認し、不具合への対応や、合意した範囲での手順の変更を行います。新しい仕事も任せたくなった場合は、対応する内容と費用を確認してから進めます。

• 使い方の相談や、想定と違う動作の確認に対応します。
• 利用中のシステムの操作変更や、教室の書式変更に合わせて調整します。
• 導入前後の作業時間や職員の負担を振り返り、次に見直す仕事を検討します。